Votre service de télésecrétariat
En confiant vos tâches administratives quotidiennes à une équipe experte, vous gagnez en efficacité tout en libérant du temps pour vous concentrer sur votre cœur de métier. Que vous ayez besoin d’un accueil téléphonique personnalisé, d’une gestion précise de vos rendez-vous ou d’une frappe de documents professionnelle, Voxens vous accompagne avec des solutions adaptées et flexibles.
Plus qu'un service
Qu’est-ce que le télésecrétariat ?
Le télésecrétariat est un service administratif externalisé qui permet aux entreprises de déléguer des tâches telles que la gestion des appels téléphoniques, la prise de rendez-vous, et le traitement des emails à distance. En utilisant des technologies modernes de communication, les télésecrétaires assurent un support administratif professionnel sans être physiquement présents dans les bureaux de l’entreprise. Avec le télésecrétariat, vous pouvez vous concentrer sur vos activités principales tout en garantissant un accueil de qualité à vos clients.
Les avantages d’un service de télésecrétariat externalisé
Le télésecrétariat offre une solution sur mesure pour les entreprises recherchant une gestion efficace de leur secrétariat. Les télésecrétaires prennent en charge des tâches variées, allant de la gestion des agendas à la frappe de documents, tout en s’adaptant aux besoins spécifiques de chaque entreprise.
Une flexibilité adaptée à vos besoins
Que vous ayez besoin d’une assistance ponctuelle ou continue, ce service s’ajuste à vos besoins. Les télésecrétaires travaillent à distance, mais restent connectés en temps réel avec votre entreprise, grâce à des outils de communication avancés. Cela garantit une réactivité optimale et une gestion fluide de vos tâches administratives.
Un service personnalisé
Les télésecrétaires sont formés pour s’adapter à différents secteurs d’activité, ce qui permet une intégration fluide et efficace dans votre organisation. En choisissant le télésecrétariat, vous assurez une gestion rigoureuse de vos besoins administratifs tout en bénéficiant de la flexibilité d’un service externalisé.
Des experts à votre service
Missions et tâche d’un.e télésecrétaire
Le télésecrétaire joue un rôle clé dans la gestion administrative des entreprises en offrant un support à distance, tout en maintenant un lien constant avec les clients et les collaborateurs. Parmi ses missions principales, le télésecrétaire gère les appels entrants et sortants, en s’assurant que chaque contact soit pris en charge de manière professionnelle et efficace. Il organise les agendas, prend les rendez-vous et s’assure que toutes les informations importantes soient communiquées en temps réel. La gestion des emails et la frappe de documents font également partie des tâches courantes, garantissant une communication fluide et une documentation précise.
En plus de ces fonctions essentielles, le télésecrétaire peut être amené à suivre l’avancement de certains projets administratifs. Grâce à sa polyvalence et à sa capacité d’adaptation, le télésecrétaire est en mesure de prendre en charge des missions variées tout en respectant les procédures internes de l’entreprise.
Le télésecrétaire doit également faire preuve d’une grande rigueur dans l’organisation de son travail. Il doit être capable de gérer plusieurs tâches simultanément, tout en respectant les délais imposés. L’utilisation d’outils de gestion performants, tels que les logiciels CRM, permet de centraliser les informations et d’optimiser le traitement des demandes. Le télésecrétaire se distingue par sa capacité à rester concentré et à maintenir un haut niveau de productivité, même à distance.
Enfin, la capacité à communiquer efficacement est une compétence essentielle pour un télésecrétaire. Il doit savoir adapter son discours en fonction des interlocuteurs, que ce soit pour des échanges avec les clients, les partenaires ou les membres de l’équipe. Sa maîtrise des outils de communication et sa connaissance des process internes garantissent un service de télésecrétariat de qualité, contribuant ainsi à l’image professionnelle de l’entreprise.
Nos prestations
Nos solutions de secrétariat externalisé
Que vous ayez besoin d’un accueil téléphonique externalisé, d’une prise en charge de vos emails, de la gestion de vos rendez-vous ou de la frappe de documents, nos experts sont là pour vous accompagner. Grâce à notre expertise et à nos outils performants, vous bénéficiez d’un support administratif de qualité, tout en vous concentrant sur vos activités principales.
Accueil téléphonique externalisé
Service d’accueil téléphonique professionnel et personnalisé, permettant de gérer efficacement vos appels entrants. Nos opérateurs sont formés pour offrir une première impression positive à vos clients et partenaires.
Traitement de mails
Libérez-vous de la gestion chronophage de vos emails grâce à nos solutions de traitement de mails. Nous prenons en charge la réception, le tri et la réponse aux courriels, garantissant une communication fluide et rapide avec vos interlocuteurs.
Prise de RDV et gestion des agendas
Notre service de prise de rendez-vous vous aide à organiser votre emploi du temps de manière optimale. Que ce soit pour des consultations, des réunions ou des entretiens, nous assurons une gestion précise et fiable de vos rendez-vous.
Frappe de documents
Déléguez la frappe de vos documents à nos experts pour gagner en productivité. Nous nous occupons de la transcription et de la mise en forme de tous types de documents, du rapport au courrier officiel.
Une collaboration efficace
Notre processus d’externalisation
Analyse des besoins
Nous commençons par une analyse approfondie de vos besoins pour comprendre vos attentes et définir les solutions les plus adaptées. Cette étape est cruciale pour garantir la réussite de notre collaboration.
Mise en place des solutions
Une fois les besoins identifiés, nous déployons les solutions de télésecrétariat de manière rapide et efficace. Notre équipe s’assure que la transition se fait sans heurts pour vous et vos clients. Nous intégrons nos services de manière transparente à vos processus existants, garantissant ainsi une continuité opérationnelle sans interruption. Nos experts en gestion de projets coordonnent chaque étape pour que vous puissiez constater les bénéfices immédiatement.
Suivi et optimisation
Nous ne nous arrêtons pas à la mise en place. Un suivi régulier et des ajustements continus sont effectués pour optimiser nos services et répondre à l’évolution de vos besoins. Vous bénéficiez ainsi d’un service de qualité, toujours aligné avec vos objectifs. Nos outils de reporting et d’analyse permettent de mesurer les performances et de proposer des améliorations en temps réel, assurant ainsi une efficacité constante et une satisfaction client optimale.
Une expertise au service de votre performance
Les atouts de Voxens
Voxens s’engage à offrir des services de télésecrétariat de haute qualité, adaptés aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Grâce à notre expertise et à notre savoir-faire, nous garantissons une gestion administrative fluide et efficace, vous permettant ainsi de vous concentrer sur votre cœur de métier.
Nos outils et logiciels
Nos logiciels de télésecrétariat permettent de centraliser toutes les informations en un seul point, facilitant ainsi la communication et le suivi des demandes en temps réel. Que ce soit pour la gestion des appels, des emails ou des agendas, nos outils sont conçus pour offrir une expérience utilisateur fluide et performante, garantissant une productivité accrue.
Une permanence téléphonique 24h24 7j/7
La disponibilité est essentielle pour répondre aux besoins de vos clients à tout moment. C’est pour cela que nous assurons une permanence téléphonique 24h/24 et 7j/7, afin que chaque appel soit pris en charge, même en dehors des heures de bureau.
Un accueil téléphonique personnalisé
Voxens met un point d’honneur à offrir un accueil téléphonique personnalisé, qui reflète l’image et les valeurs de votre entreprise. Nos télésecrétaires sont formés pour adapter leur discours et leur attitude en fonction de vos directives, assurant ainsi une prise en charge professionnelle et chaleureuse de chaque appel.
Industries
Voxens s’adapte à votre activité
Chaque secteur d’activité a des besoins spécifiques en matière de gestion de la relation client. C’est pourquoi nous offrons des solutions personnalisées et flexibles pour répondre aux exigences uniques de votre industrie. Que vous œuvriez dans la santé, les services financiers, l’énergie ou le secteur public, notre expertise s’étend à une large gamme de secteurs.
Notre processus d’accompagnement
Nos experts vous guident pour une solution sur mesure et adaptée à votre besoin
De l’analyse initiale à la production finale, nous travaillons en étroite collaboration avec vous pour élaborer et déployer des solutions adaptées à vos enjeux spécifiques.
Analyse de vos besoins et attentes
Nos experts plongent au cœur de votre activité pour identifier les leviers de croissance et les axes d’amélioration du service client.
Proposition stratégique et mode opératoire
En intégrant les meilleures pratiques CX, nous élaborons un plan d’action détaillé qui inclut des recommandations spécifiques, des tactiques de mise en œuvre et des indicateurs de performance adaptés.
Modélisation et hypothèses de résultats
Nous simulons différents scénarios pour vous montrer comment notre stratégie peut améliorer vos indicateurs clés de performance.
Déploiement
Nous assurons une mise en œuvre efficace grâce à une coordination minutieuse et à un suivi constant. Notre équipe s’assure que chaque étape du plan est exécutée conformément aux attentes, minimisant ainsi les disruptions et maximisant les résultats positifs pour vos clients.
Production et suivi de votre opération
Nos experts surveillent les performances, analysent les retours clients et ajustent les stratégies en temps réel pour maintenir une expérience client toujours en évolution.
800 positions de
travail
7 sites de
production
Certifié
ORIAS
Parlez à un expert
Nos experts sont à votre disposition pour discuter de vos besoins spécifiques. Contactez-nous dès aujourd’hui pour en savoir plus sur nos services de télésecrétariat et comment nous pouvons vous aider à optimiser votre temps et vos ressources. Ensemble, nous pouvons définir les solutions les plus adaptées pour vous permettre de vous concentrer sur l’essentiel.
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